Jak otworzyć kawiarnię?

Własna kawiarnia to często spotykane marzenie, które wiele osób stara się wprowadzić w życie. Niepowodzenia niektórych nie zniechęcają kolejnych śmiałków, którzy decydują się na założenie kawiarni na własnych zasadach. W tym tekście omawiamy, jakie elementy powinien uwzględniać biznes plan kawiarni i jakie czynniki mogą zadecydować o tym, czy utrzymasz się na tym rynku.

Otwarcie kawiarni krok po kroku – zacznij od fundamentów

„Kawiarnia biznesplan: jak otworzyć swój lokal?” – poradnik o takim tytule szybko stałby się bestsellerem w naszym kraju, bowiem grono potencjalnych kawiarnianych przedsiębiorców jest całkiem spore i rośnie z biegiem lat. Wielu osobom wydaje się, że zaistnienie w tym biznesie jest to przysłowiowa bułka z masłem. Tak nie jest, a zmiennych determinujących sukces własnej kawiarni jest bardzo dużo.

Co ważne, są wśród nich również aspekty, na które nie mamy wpływu, np. ceny dostawców, ruchy konkurencji, trendy, zachowania konsumentów itd. Dlatego w tym tekście skupiamy się na obligatoryjnych zagadnieniach, które są niezbędne na pierwszym etapie przygotowań. Jednocześnie świadomie pomijamy niektóre kwestie, jak chociażby marketing lokalu czy zarządzanie operacyjne. Na nie przyjdzie czas nieco później i być może zostaną one omówione w innym wpisie z tej serii.

Biznesplan kawiarnia – podejdź do tego realnie

Etap tworzenia biznes planu jest ważny i nie można go traktować z przymrużeniem oka. Im lepiej przygotowany biznes plan, tym większe szanse na powodzenie twojego projektu. W internecie można znaleźć wiele przykładowych biznesplanów kawiarni. Niezależnie od tego, na którym będziesz pracować, pamiętaj, by skonsultować swoje pomysły z kimś kompetentnym – osobą, która ma doświadczenie w prowadzeniu biznesu, w gastronomii, lub znającej daną społeczność. Jeśli nie masz wokół siebie takich ludzi, postaraj się o opinię osób, które potrafią konstruktywnie skrytykować, jeśli zajdzie takowa potrzeba. Każdy głos rozsądku jest tu na wagę złota.

Kawiarnia biznes: perspektywa tu i teraz

Podczas analizowania obecnej sytuacji trzeba polegać na faktach, a nie uciekać się do myślenia życzeniowego. W biznesplanie kawiarni powinny zostać uwzględnione m.in. takie informacje jak: analiza konkurencyjnych punktów, twoje słabe i mocne strony, a także szanse i zagrożenia wynikające z otoczenia (np. na bazie popularnej analizy SWOT). Warto też zadać sobie więcej trudu i przeanalizować rynek i jego potrzeby. Czy w danej lokalizacji faktycznie istnieje popyt na nowy lokal? Czy jesteś w stanie odciągnąć klientów od konkurencji? A może planujesz przyciągnąć zupełnie nowe osoby?

Otwarcie kawiarni: koszt braku myślenia perspektywicznego

Sukces kawiarni zależy przede wszystkim od znalezienia swojej niszy i umiejętnego wpisania się w potrzeby odbiorców. Dlatego na etapie tworzenia biznes planu kawiarni trzeba wybiec w przyszłość i doprecyzować koncepcję lokalu. Twoja kawiarnia musi być „jakaś”, czymś się wyróżniać, proponować klientom nową wartość. Jeśli ograniczysz się wyłącznie do kopiowania istniejących rozwiązań, twój interes niebawem będzie w tarapatach. 

Biznes plan kawiarni przykładowe elementy

Oto kilka podstawowych pytań (z podziałem na sekcje), na które powinien odpowiadać przykładowy biznes plan kawiarni.

Badanie potrzeb klientów:

Czego szukają klienci w okolicy? Jak wzbudzić w potencjalnych klientach ich nieuświadomione potrzeby? Jak wyróżnić się na tle istniejących lokali? W czym możesz wyprzedzić konkurencję?

Lokalizacja:

Czy mój lokal znajduje się w obszarze, gdzie przemieszcza się wielu potencjalnych klientów, np. nowe osiedle, centrum biznesowe, uczelnia, rynek, centrum handlowe? Czy w sąsiedztwie znajdują się podobne punkty usługowe? Czy mój lokal jest wystarczająco duży? Czy zaplecze pomieści wszystkie maszyny, których potrzebuję? Czy jest darmowy parking? Czy można tu dojechać komunikacją miejską? Jaki jest czynsz i dodatkowe opłaty? W przypadku najmu: jak skonstruowana jest umowa? Ile pieniędzy i czasu pochłonie remont?

Otwarcie kawiarni koszty

Jaką kwotą dysponujesz? Skąd weźmiesz dodatkowe pieniądze? Jaki będzie koszt pozyskania kapitału? Kiedy kawiarnia zacznie się zwracać? Ilu klientów średnio musisz obsłużyć, by zarobić X zł dziennie? Jaki jest koszt utrzymania personelu?

Marketing:

Jak trafić do mojej grupy docelowej? Ile pieniędzy to pochłonie? Kto będzie się zajmował marketingiem? Jak się wyróżnić w oceanie innych komunikatów? Jaka będzie nazwa lokalu i jego identyfikacja wizualna? Jak połączyć wystrój z marką?

Forma działalności:

Jaką formę działalności przyjąć? Na kogo będzie zarejestrowana firma lub spółka? Jakie zobowiązania fiskalne i ubezpieczeniowe generuje dana forma prowadzenia działalności?

Koszty inwestycji — plan finansowy kawiarni

Każdy biznes na początku wymaga wkładu finansowego. Nie inaczej jest w przypadku kawiarni lub lodziarni. Jaki jest koszt założenia kawiarni? To zależy od wielu zmiennych. W kosztorysie wyróżniamy kilka kategorii, m.in. remont i przysposobienie lokalu, urządzenie kawiarni, strona internetowa, zakup sprzętu do robienia kawy czy przygotowywania lodowych deserów. Praktyka pokazuje, że oszczędzanie na tym ostatnim aspekcie może się zemścić.

O ile niektóre prace remontowe możesz wykonać własnym sumptem, zrezygnować z posiadania witryny internetowej czy podejść do tematu stylistyki budżetowo, o tyle zakup kiepskiego ekspresu do kawy czy maszyny do lodów, to podcinanie gałęzi, na której siedzisz. Dobrej klasy maszyny do kawiarni to inwestycja, która będzie procentować jakością twoich wyrobów – jakością, która będzie przyciągać klientów. Dobry sprzęt znacząco podwyższa koszty otwarcia kawiarni, ale z biegiem czasu stanie się twoim największym sojusznikiem. Markowe ekspresy do kawy Rancilio pozwolą ci się wyróżnić na tle konkurencji, ale także pracować wydajniej. To właśnie od nich będzie zależało, jakie twoja kawiarnia zyski będzie generować w dłuższej perspektywie.

Kawiarnia: koszty wynikające z działalności

Początkowe koszty otworzenia kawiarni to jedno. Oprócz nich z biegiem czasu pojawiają się kolejne opłaty prowadzenia kawiarni – czyli stałe i zmienne wydatki wynikające z funkcjonowania lokalu. Pierwsze nie zależą od ilości obsłużonych gości, drugie korelują z ruchem w kawiarni lub lodziarni. Do kosztów stałych zaliczamy m.in. czynsz, wydatki na reklamę, koszty pracy załogi. Wśród kosztów zmiennych możemy wymienić, chociażby: ilość półproduktów potrzebnych do prowadzenia lokalu (np. ziarna kawy, składniki do mas lodowych), media, środki czystości, przeglądy serwisowe, koszty opłacenia nadgodzin, wydatki związane ze spłatą kredytu.

Plan finansowy kawiarni może uwzględniać też pomoc państwa, samorządu lub anioła biznesu. Na starcie wydatków może być bardzo dużo, dlatego wiele osób stara się o dofinansowanie na otwarcie kawiarni. Bezrobotni pieniądze na start biznesu mogą otrzymać z WUP. Zdarzają się też programy wspierające początkujące bizneswoman, albo kobiety powracające na rynek pracy po urodzeniu dziecka. Oferta dofinansowań różni się w zależności od miejsca zamieszkania i aktualnie dostępnych programów.

Spis wyposażenia kawiarni

Urządzenia do kawiarni, o które musisz zadbać na starcie:

Ekspres do kawy – bijące serce każdego lokalu i absolutnie niezbędny sprzęt do kawiarni. Głęboki aromat espresso może być tym, co wyróżni cię na rynku. Więcej o tym, jak wybrać ekspres do kawiarni możesz przeczytać w tym artykule.

Młynek do kawy – jeśli wybierzesz kolbowy, czyli profesjonalny ekspres do kawy do kawiarni, musisz zadbać też o młynek do mielenia ziaren. W tym temacie również możemy cię wesprzeć.

Witryna cukiernicza – lada, w której możesz prezentować ofertę smakołyków do kawy.

Czajniki elektryczne, których podgrzejesz wodę do konkretnej temperatury, aby zalewać różne typy herbat.

Kawiarnia wyposażenie zaplecza (opcjonalnie): piec, automat do bitej śmietany, gofrownica, wyparzarka, zmywarka, chłodnia gastronomiczna, mroźnia gastronomiczna, kuwety do lodów.

Rekrutacja i personel, czyli pieniądze to nie wszystko

Gruby portfel inwestora i najlepsze wyposażenie kawiarni nie gwarantują sukcesu. Biznesowy wzrost w dużej mierze zależy od ludzi, których zatrudnisz. Przedsiębiorcy w tej branży często narzekają na niski poziom motywacji młodych ludzi, to oni zwykle pracują w kawiarniach, i dużą fluktuację pracowników. To realne wyzwania, które będą dotyczyć również twojej kawiarni.

W tematach rekrutacyjnych i operacyjnych kluczową rolę ogrywa manager kawiarni – osoba zarządzająca teamem, delegująca obowiązki, zamawiająca towar, podejmująca decyzje. Ten człowiek to koło napędowe lokalu. Kto nim będzie? Jak pozyskać go z rynku? A może sam na początku będziesz pełnić tę rolę? Na te pytania warto znaleźć odpowiedź jeszcze przed otwarciem własnej kawiarni.

HACCP i Sanepid kawiarnia wymogi

Przedsiębiorcy w branży gastro muszą przestrzegać również zasad określonych przez Sanepid i standardy HACCP. Chodzi o zapewnienie bezpieczeństwa podczas serwowania napojów i posiłków swoim gościom. Tego typu przepisy regulują m.in. wysokość lokalu, wentylację,  toaletę, ilość miejsc do zmywania naczyń, materiały, z których są wykonane meble na zapleczu itd. Wymogi Sanepidu dla kawiarni to temat, który spędza sen z powiek aspirującym inwestorom.

Jest ich sporo i są one zależne od zakresu działania lokalu. Inne reguły dotyczą osób, które samodzielnie robią wypieki lub przygotowują masę na ciasta, a inne tych, które serwują tylko napoje. O dodatkową koncesję muszą postarać się przedsiębiorcy sprzedające alkohol. Przepisy zależą więc od twoich planów. Aby mieć pełne bezpieczeństwo w tym temacie, warto zweryfikować wymogi Sanepidu z wyspecjalizowanym konsultantem, architektem, innym przedsiębiorcą lub z dostawcą wyposażenia do kawiarni.

Biznesplan dla kawiarni: skorzystaj z doświadczenia praktyków

Założenie własnej kawiarni, to spore wyzwanie, szczególnie współcześnie, gdy na rynku działa już wiele lokali. Aby ambitny plan stał się nie tylko faktem, ale również sukcesem, musisz zadbać o wiele detali. Wystrój i wyposażenie kawiarni to tylko niektóre tematy wymagające przemyślenia. Jak pokazują przykłady przedsiębiorców prowadzących własne lokale, jest to zajęcie trudne, ale także dające dużo satysfakcji i szanse na spełnienie swoich ambicji. InPlus Gastro od lat jest zaufanym partnerem właścicieli lokali gastronomicznych, którzy stawiają na wiedzę i jakościowe wyposażenie do kawiarni. Skontaktuj się z nami, aby przekonać się, w jaki sposób możemy cię wesprzeć w realizacji biznesplanu dla kawiarni.